Obiettivo
La conservazione digitale è l’insieme delle procedure e degli strumenti informatici attraverso i quali un documento viene acquisito, registrato, memorizzato e conservato nel tempo in formato elettronico, in conformità alla normativa vigente, per assicurare: garanzia di integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Nel caso specifico, questo processo di archiviazione documentale consente di non dover più stampare i registri cronologici di carico e scarico sui libri/giornali cartacei preventivamente vidimati. La valenza legale di forma, contenuto e tempo del documento digitale va garantita con l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale. Insieme, questi due strumenti garantiscono autenticità, integrità, affidabilità, sicurezza, leggibilità e reperibilità dei documenti.
La conservazione digitale avviene tramite l’utilizzo di soluzioni informatiche specifiche ed è incardinata all’interno di un preciso servizio in cui sono individuate varie figure responsabili:
• Responsabile della conservazione: il rappresentante della Persona Giuridica alla quale fa riferimento il servizio di conservazione, o altro soggetto nominato dallo stesso, che ha la facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla normativa vigente.
• Responsabile del versamento in conservazione, detto anche “produttore”: che può essere lo stesso rappresentante della Persona Giuridica, o altro soggetto nominato dallo stesso, che produce il “pacchetto di versamento” (il documento elettronico firmato digitalmente con marca temporale e corredato dai metadati identificativi) ed è il responsabile del trasferimento del “pacchetto” al servizio di conservazione.
• Responsabile del servizio di conservazione: attua le politiche del servizio di conservazione, nonché governa la gestione del sistema stesso in conformità alla normativa vigente (rappresenta il fornitore del servizio per la conservazione).
Le norme di riferimento sono riportate nelle modalità operativa 17 allegata al Decreto Direttoriale 143 del 6 novembre 2023; in particolare si fa riferimento alle Linee Guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Il processo può essere così sintetizzato:
1. L’operatore, che utilizza per la tenuta digitale del registro di carico e scarico il proprio sistema gestionale, produce attraverso quest’ultimo il documento elettronico in formato .XML (c.d. Pacchetto di Versamento) che deve rispettare lo schema di validazione (XSD) del registro elettronico vidimato digitalmente attraverso RENTRI, pubblicato nella sezione APIDocs.
2. Per gli utilizzatori del servizio di supporto fornito da RENTRI per la tenuta del registro cronologico di carico e scarico, il file .XML da porre in conservazione viene prodotto dal servizio stesso.
3. In entrambi i casi gli operatori trasmettono, con le modalità previste da ciascun servizio di conservazione, il file XML che costituisce il Pacchetto di Versamento
4. Il servizio di conservazione produce un rapporto di versamento (RdV) in formato file XML che viene generato automaticamente una volta completata la fase di controllo del pacchetto di versamento. I controlli effettuati in questa fase sono volti ad evidenziare informazioni errate, mancanti o, comunque, non conformi agli standard ammessi dal servizio di conservazione. Il rapporto di versamento attesta l’avvenuta presa in carico da parte del servizio di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore.
5. Nella fase finale del processo di conservazione viene generato il Pacchetto di Archiviazione (PdA) che rappresenta il contenitore di uno o più Pacchetti di Versamento (PdV) nonché di tutti gli elementi necessari per una conservazione a norma. Il PdA è inoltre corredato da un indice xml che viene firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di conservazione che vi appone la marca temporale. Da questo momento il pacchetto di versamento non potrà più essere modificato.
6. Il servizio di conservazione deve consentire inoltre all’operatore di ricercare i documenti versati, e assicurare in questo modo l’esibizione, quando richiesta, dei documenti conservati agli Organismi competenti e di controllo.
Stando alle norme civilistiche, il registro di carico e scarico deve essere trasferito al servizio di conservazione almeno una volta all’anno; resta ferma la facoltà dell'operatore di procedere con maggiore frequenza al trasferimento
Tempi per il trasferimento del registro cronologico di carico e scarico al sistema di conservazione
Il documento elettronico del registro di carico e scarico deve essere trasferito al sistema di conservazione almeno una volta all’anno; resta ferma la facoltà per ogni operatore di procedere con maggiore frequenza al predetto trasferimento.
Il versamento del registro elettronico al sistema per la conservazione a norma di cui l’operatore ha scelto di avvalersi, richiederà, ai fini dell’opponibilità a terzi, la sottoscrizione digitale da parte del responsabile alla conservazione (nelle varie accezioni consentite dalla norma e secondo quanto previsto dal manuale di conservazione dell’operatore) e l’apposizione della marca temporale.
Le regole da applicare per la conservazione sono richiamate nelle Modalità operative (Modalità operativa 17 “specifiche tecniche”) approvate con Decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023 e pubblicate sul sito del RENTRI.